Aufgaben erledigen - 7 beste Wege

Wer kennt das nicht. Der Aufgabenberg auf der Arbeit und Zuhause wächst immer mehr und der Tag müsste am am besten 48 Stunden haben, damit man diesen überhaupt noch erledigt bekommt. Und die meisten Aufgaben sind auch noch so komplex, dass man gar keine Lust darauf hat diese anzugehen. Es gibt jedoch Wege seinen Tag strukturiert anzugehen, sich nur auf die wichtigen Aufgaben zu fokussieren und diese dann konsequent zu erledigen. Und genau diese Wege zeigen wir euch in diesem Artikel auf.


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Aufgaben priorisieren – Das 80/20 Pareto-Prinzip

Es existieren unterschiedliche Mittel, um eine Aufgabe etwas genauer unter die Lupe zu nehmen, bevor man diese tatsächlich ausübt. Eine Methode ist das Pareto-Prinzip. Dieses sagt aus, dass für alle Dinge vom Grundprinzip die 80/20-Regel gilt. Das bedeutet im Detail, dass eine kleine Anzahl von Dingen eine große Auswirkung hat und der Rest eher ineffektiv ist. Hierzu gibt es etliche Beispiele, wie 80% des Umsatzes werden mit 20% der Produkte gemacht oder 20% der Bevölkerung besitzen 80% des Vermögens.

Das Pareto-Prinzip gilt natürlich auch für unsere Aufgaben, die wir tagtäglich erledigen. Das bedeutet also dass gerade mal 20% unserer Aufgaben uns die 80% des Erfolges bringen. Wir sind uns dessen nur nicht bewusst und so verbringen wir dann 80% unseres Tages damit, die Aufgaben zu füttern, die uns die gerade mal 20% unseres Erfolges bringen. Das sollten wir jetzt ändern!

Die Aufgabe lautet also an dieser Stelle seine täglichen Aufgaben mal auf ein Blatt Papier zu schreiben und dann nach Nutzen zu bewerten. Die Bewertungsskala überlassen wir dir (Sternchen, 1 bis 10 oder einfach Smileys). Der Zweck hier ist es einfach dir bewusst zu machen, welche Aufgaben die 20% ausmachen, die dir den Erfolg bringen. Wenn du diese herausgefiltert hast, versuche mal die Zeit für diese Aufgaben über den Tag verteilt auszuweiten. Dabei helfen kann dir zusätzlich die im nächsten Abschnitt vorgestellte Eisenhower-Matrix.

 

Wichtige Aufgaben zuerst – Die Eisenhower-Matrix

Nachdem du mit dem Pareto-Prinzip herausgefunden hast, welche Aufgaben dir den Erfolg bringen, solltest du nun dazu übergehen deine Aufgaben genauer zu unterteilen. Am besten nutzt du dabei das Eisenhower-Prinzip. Dieses unterteilt alle deine Aufgaben in vier Kategorien. Dabei sollst du die Aufgaben danach bewerten, ob diese wichtig und dringend sind. Und dann gehst du wie folgt vor und unterteilt die bisher aufgeschriebenen Aufgaben in

  • Dringen und wichtig:
    Sofort selber erledigen.
  • Nicht Dringend aber wichtig:
    Einen Termin für die Aufgabe festlegen und dann auch erledigen.
  • Dringend jedoch nicht wichtig:
    Aufgabe an jemanden weiter delegieren.
  • Nicht dringend und nicht wichtig:
    Aufgabe auf eine Warteliste schreiben, bis sich der Status ändert.

Am besten du nutzt eine sogenannte Eisenhower-Matrix, um die Aufgaben zu strukturieren. Hier ist ein Beispiel dafür, wie diese Matrix aussehen kann:

 

Aufgaben erledigen nach der Eisenhower Matrix

 

Deine Aufgaben, die dir die 80% des Erfolges bringen werden vermutlich in den Quadranten wichtig-nicht dringen fallen. Daher solltest du für diese unbedingt einen festen Termin finden und diese dann auch erledigen. Lass dich bitte auch nicht von den dringenden und wichtigen Sachen übermannen, denn das sind meist die 20% des Erfolges. Vor allem solltest du dich von den nicht wichtigen und dringenden Aufgaben verabschieden und diese höchstens koordinieren. Der Rest kommt auf eine Warteliste, bis davon etwas einen anderen Status bekommt.

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Wege eure Aufgaben konsequent zu erledigen

Obwohl dies der Kern des Artikels ist, was es uns wichtig dir nochmal in das Bewusstsein zu rufen, dass nicht alle deine Aufgaben dir auch tatsächlich was bringen. Nachdem du aber dieses Gespür aufgebaut hast, kommen wir endlich dazu unsere Aufgaben auch zu erledigen. Denn das ist oft mit das Schwierigste. Man hat ja zwei Schultern und auf einer sitzt immer das Männchen, das einen von den Aufgaben abhält. Hier sind daher die Wege deine Aufgaben stets konsequent anzugehen und immer zu erledigen.

 

1. Aufschieberitis und Sofortoritis

Das mache ich Morgen! Wer hat das nicht schon mal behauptet. Und dann verschiebt man es wieder und wieder. Aufschieberitis oder Prokrastinieren ist ein allseits verbreitetes Phänomen. Dadurch bleiben jedoch genau die wichtigen Aufgaben wieder liegen und man beschäftigt sich mit unwichtigem Zeug. Dagegen lässt sich jedoch mit einigen guten Tricks vorgehen:

  • Ohne darüber nachzudenken sofort eine Aufgabe erledigen
  • Teilerfolge feiern und dich dafür belohnen
  • Ablenkungen vermeiden, also Handy auf leise und weglegen und die Tür zumachen
  • Zwischendurch kleine Pausen machen
  • Die Aufgaben mit einem Termin versehen, den man einhalten muss
  • Freunden/Kollegen davon erzählen, dass man sich den Termin gesetzt hat. Dadurch erzeugt man einen sozialen Druck.

Durch diese Mittel kannst du die Aufschieberitis endlich bekämpfen und diese endlich in eine Soforteritis 🙂 umwandeln.

 

2. Iss den Frosch – Die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen

Die meisten Menschen haben früh am Morgen auch die meiste Energie und Konzentrationsfähigkeit. Genau das nutzt die Eat the Frog (Iss den Frosch) Methode. Man soll morgens am besten direkt die wichtigsten Aufgaben erledigen, also den unangenehmen Frosch essen. Dein Kopf ist dann nämlich noch frei und kann sich mit höchster Konzentration der wichtigen Aufgabe zuwenden. Du wirst merken, dass du somit noch besser deine wichtigsten Aufgaben erledigt bekommst, wenn du den Frosch einfach direkt immer früh am Morgen isst.

Die Eat the Frog Methode lässt sich sehr einfach anwenden:

  1. Macht dir Abends eine Liste mit allen Aufgaben, die du am nächsten Tag erledigen willst
  2. Identifiziere den Frosch (oder die Frösche) und verschiebe diese nach oben auf deiner Aufgabenliste
  3. Iss den Frosch, also erledige diese Aufgabe/n, sobald du morgens ins Büro kommst

Als eine Erinnerung haben wir für dich einen kleinen Frosch gemacht, der dich immer anguckt, wenn du den auf deinen Schreibtisch stellst. Er wird dich Morgens immer daran erinnern ihn zu essen.

Aufgaben erledigen - Eat the Frog

 

3. Den eigenen Biorhythmus beachten

Achte bitte bei der Priorisierung der Aufgaben auf deinen Biorhythmus. Hier solltest du dich einfach schon gut genug kennen. Du weisst selber ganz genau, zu welchen Tageszeiten du besonders aufmerksam und kreativ bist und zu welchen deine Konzentration nachlässt. Lege nun die wichtigen Aufgaben, die besonders viel Konzentration benötigen auf die Tageszeiten mit hoher Konzentrationsfähigkeit. Die unwichtigen Aufgaben legst du dann auf die Zeiten, an denen du weniger konzentriert bist.

Da die Leistungsfähigkeit bei den meisten Menschen morgens am höchsten ist, lohnt es sich die Aufgaben direkt Morgens zu erledigen (und hier ist dann auch die Parallele zu der Eat the Frog Methode). 

 

Aufgaben erledigen nach dem Biorhythmus

 

4. Konzentriert arbeiten und Pausen einplanen nach der Pomodoro-Methode

Viele Aufgaben benötigen eine hohe Konzentrationsfähigkeit. Besonders solche Aufgaben sollten mit kleineren Pausen erledigt werden. Die Pausen halten dabei deine Konzentrationsfähigkeit hoch, so dass du die Aufgabe dann trotzdem in der kürzesten Zeit erledigt bekommst. Am besten arbeitest du dabei nach der Promodoro-Methode. Geh dabei folgendermaßen vor:

  1. Wähl eine Aufgabe aus, die deine volle Konzentration benötigt
  2. Setze dir einen Timer auf 25 Minuten (Handy oder Eieruhr)
  3. Arbeite an der Aufgabe (ungestört) bis der Timer klingelt.
    Mache einen Strich auf einen Stück Papier, damit du weisst, wie viele Intervalle du bereits gemacht hast.
  4. Macht eine Pause von 5 Minuten Länge
  5. Arbeite nun erneut an der Aufgabe für die nächsten 25 Minuten.
    Mache danach wieder einen Strich auf das Stück Papier.
  6. Mache eine Pause von 20 bis 30 Minuten, nachdem du das vierte Intervall abgeschlossen hast.
  7. Wiederhole, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.

 

5. Aufgaben einfach erledigen Methode

Zu einer hohen Produktivität zählt auch, dass man die Aufgaben einfach erledigt. Dazu müssen alle Aufgaben für das Jahr, den Monat oder den einzelnen Tag zusammengetragen werden und dann auch erledigt werden. Dazu kann man eine langfristige Planung aufstellen, die einem mehr Überblick verschafft. Gehe am besten folgendermaßen vor:

  1. Dokumentiere deine kurzfristigen und langfristigen Ziele
  2. Leite daraus einen Aktionsplan ab
  3. Definiere deine täglichen und monatlichen Aufgaben
  4. Kontrolliere täglich und monatlich und passer die Pläne entsprechend an

Natürlich haben wir auch dafür eine Vorlage für dich, die dir genau hilft diese Methode anzuwenden. Also einfach herunterladen und produktiv sein.

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6. Die Action-Methode

Die Aktion Methode geht davon aus, dass alles ein Projekt ist. Dies gilt nicht nur für einen Blogbeitrag, eine Kampagne, den bevorstehenden Umzug oder deine Finanzen, sondern auch für die langfristigen Ziele, wie deine Karriere. Die meisten Menschen haben es weitaus leichter ihre Ziele zu erreichen, wenn sie diese in kleine Schritte unterteilen. Bei der Action Methode geht man dabei für jedes einzelne Projekt wie folgt vor:

  1. Definition von Handlungsschritten (Action Steps):
    Konkrete Aufgaben, die dich immer einen Schritt weiter bringen: Wichtige Mail verschicken, Blogbeitrag posten, Zahlen einer Rechnung usw. Diese Handlungsschritte gilt es dann nacheinander zu erledigen.
  2. Referenzen ermitteln:
    Für jeden Schritt eine Liste mit benötigten Infos oder Ressourcen aufstellen, die man zum erledigen der einzelnen Aufgabe benötigt. Das sind z.B. projektbezogene Skizzen, Notizen, Websites oder laufende Diskussionen, auf die du zurückgreifen möchtest. Beachte aber dass Referenzen nicht umsetzbar sind – es sind einfach Referenzen.
  3. Backburner Aufgaben:
    Stell eine Liste mit Dingen auf, die noch nicht sofort erledigt werden müssen, sondern erst eines Tages. Vielleicht ist es eine Idee für einen Kunden, für die es noch kein Budget gibt. Vielleicht ist es auch etwas, das in einem Projekt erst zu einem unvorhergesehenen Zeitpunkt in der Zukunft getan werden soll.

 

7. Sich verpflichten

Sich konkret für eine Aufgabe zu verpflichten ist die beste Art und Weise diese dann auch zum gegeben Zeitpunkt zu erledigen. Verpflichtungen können dabei von Mensch zu Mensch unterschiedlich ausfallen. Dem einen reicht es schon aus sich eine Notiz in den Kalender zu machen. Ein anderer benötigt hingegen schon eine Verpflichtung gegenüber einer anderen Person. Und die hartnäckigen unter uns benötigen dann gar eine finanzielle Verpflichtung. Folgende Ideen haben wir, um dich für die Erledigung einer Aufgabe oder das Erreichen eines Ziels zu verpflichten:

  • Leg einen Termin mit einer Erinnerung in deinem Kalender an
  • Schreibe die Aufgabe auf einen Zettel und hänge diesen so auf, dass du sie immer vor den Augen hast
  • Erzähle einem deiner Familienmitglieder, dass du zum gegebenen Zeitpunkt eine Aufgabe erledigen willst
  • Erzähle deinen Freunden von der Aufgabe, die du zum gegebenen Zeitpunkt erledigen willst
  • Und die Methode für die Hartnäckigen: Verpflichte dich, indem du eine Spende an eine dir fällig unbeliebte Organisation in Form eines Überweisungsträgers fertig machst. Diesen gibst du dann einem guten Freund. Er soll den Überweisungsträger einwerfen, wenn du eine wichtige Aufgabe nicht erledigst oder ein Ziel nicht erreichst.

Schließlich hilft es aber auch, dich für eine erledigte Aufgabe zu belohnen. Übertreibe es aber nicht und belohne dich nicht für jede Kleinigkeit, sondern nur für die großen Aufgaben und Ziele.

 

Kennst du auch noch weitere Wege Aufgaben endlich zu erledigen?

Schreibe uns in die Kommentaredeine Wege auf, die Aufgaben endlich erledigt zu bekommen. Wir freuen uns über alle neuen Ideen und würden unsere Liste entsprechend weiter ergänzen.

 

 

 

Aufgaben erledigen - 7 beste Wege

Originally posted 2017-02-03 15:00:00. Republished by Blog Post Promoter