Einen Prozess zu optimieren scheint oft eine Aufgabe für Berater und Experten zu sein. Dem ist aber nicht so, denn jeder kann Prozesse im Unternehmen verbessern. Dazu gehört eine strukturierte Herangehensweise und etwas Feingefühl. Wie man das anfängt und wie man es auch tatsächlich schafft, zeigen wir dir hier in 7 einfachen Schritten.
Prozessoptimierung ist für jede Unternehmensgröße relevant
Von Entrepreneur über Handwerker bis hin zum Großunternehmen, jede Unternehmensgröße kann von einer Optimierung der eigenen Prozesse profitieren. Man muss auch kein Berater oder Experte sein, um die ersten Schritte vorzunehmen. Wie bei allen Sachen, sollte man bei der Prozessoptimierung klein anfangen, lernen und sich steigern.
Wie und was man tut immer in Frage stellen
Prozessoptimierung hat damit zu tun, sich zu trauen. Denn wenn man seine Kollegen oder sich selber mal fragt, warum man eine Sache auf eine bestimmte weise macht, dann kriegt man oft die Antwort: Das haben wir schon immer so gemacht oder das hat sich so entwickelt. Doch wer nach dem Motto „Never change a running system“ arbeitet, wird schnell von anderen überholt.
Man muss sich auch dessen bewusst werden, dass eine Veränderung einigen Leuten nicht gefallen könnte. Genau hier muss man sich aber trauen, mit den Leuten darüber sprechen und sie natürlich in die Optimierung immer mit einbeziehen. Auch musst du lernen immer und alles in Frage zu stellen:
- Warum machen wir etwas auf diese Weise?
- Warum machen wird das überhaupt?
- Bringt das, was wir machen den erhofften Erfolg oder machen wir das nur, weil wir es schon immer gemacht haben?
So optimierst du deine Prozesse
Du hast erkannt, dass es Prozesse in deinem Unternehmen oder bei deiner täglichen Tätigkeiten gibt, die besser laufen könnten?
Du hast dich getraut, mit den Kollegen darüber zu sprechen und sie sind grundsätzlich offen für Neues?
Dann sollten wir loslegen!
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1. Wiederkehrende Prozesse erkennen
Prozessoptimierungen führt man im Allgemeinen für Aufgabenbereiche durch, bei denen sich über eine bestimmte Zeit ein Prozess entwickelt hat. Das sind typischerweise wiederkehrende Aufgaben, die man täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholt.
Wähle für die Optimierung die Prozesse aus, die möglichst häufig wiederholt werden müssen und bei denen du das Gefühl hast, dass diese in einer kürzeren Zeit erledigt werden könnten. Je häufiger ein Prozess wiederholt wird und je mehr beteiligte Personen überzeugt sind, dass es schneller und besser ginge, desto eher lohnt sich hier eine Optimierung.
Wenn du beispielsweise nur 3 Angebote pro Monat schreibst, du aber an die 40 Anfragen bekommst, dann solltest du an erster Stelle dein Anfragen-Handling betrachten. Geh also nun hin und liste alle Prozesse auf und schreib auf, wie häufig diese wiederholt werden.
2. Prüfen, ob sich eine Optimierung lohnt
Jede Prozessoptimierung nimmt Zeit in Anspruch. Du müsst also mit der Optimierung mehr Zeit einsparen, als du für das Verbessern aufwendet. Am besten ist es also, du optimierst an erster Stelle die Prozesse, die täglich oder wöchentlich immer wieder wiederholt werden.
Prozessoptimierung bedeutet auch, dass einzelne Schritte komplett automatisiert werden. In diesem Fall solltest du die Prozesse zuerst optimieren, bei denen sich sehr viele Schritte automatisieren lassen. Denn die Prozesse, bei denen einzelne Aufgaben z.B. von einer Software komplett übernommen werden können, bringen durch die Optimierung die meiste Zeitersparnis ein. Sei hier bitte vorsichtig und diskutiere die Automatisierung mit dem ganzen Team. Aufgaben einzelner Kollegen könnten dadurch eventuell komplett wegfallen. Da ist nicht jeder glücklich drüber.
Nimm jetzt die im ersten Schritt erstellte Prozessliste zur Hand und schreib auf, wie viel Zeit sich potenziell durch eine Optimierung einsparen lassen würde. Durch die Häufigkeit und die Zeitersparnis lässt sich jetzt erkennen, welcher Prozess als erstes optimiert werden sollte. Wenn es möglich ist, achte bitte darauf, dass die Optimierung möglichst ohne die Einführung einer neuer Software stattfindet. Wenn doch, dann musst du unbedingt noch die Zeit für die Einführung, die Tests und die internen Schulungen mit betrachten.
3. Prozess aufschreiben oder aufzeichnen
Du hast deinen ersten Prozess gefunden, den es zu optimieren gilt? Super!
Jetzt geht es darum, die Prozessschritte einzeln zu erfassen. Dies kann auf zwei Arten geschehen:
- Nimm dir ein Blatt Papier zur Hand und liste alle Prozessschritte in zeitlicher Abfolge von oben nach unten auf.
- Noch besser lassen sich Prozesse grafisch darstellen, indem man z.B. einzelne Prozessschritte aufzeichnet und den Prozessablauf dann mit Pfeilen darstellt.
Für die Erfassung der einzelnen Punkte befragst du am besten auch deine Kollegen, wie sie die einzelnen Schritte genau durchführen.
- Welche Schritte werden durchgeführt und wie sind sie voneinander abhängig?
- Beziehe deine Mitarbeiter mit ein und erkläre gleich mit, warum du die einzelnen Schritte so detailliert erfasst. Es soll euch am Ende ja allen bei eurer täglichen Arbeit besser gehen.
4. Zeiten für jeden Schritt erfassen
Egal für welche Darstellungsform du dich entscheidest, Liste oder Grafik, schreibe zu jedem Prozessschritt die dafür benötigte Zeit auf. Denn daraus lassen sich die Dauer des Gesamtprozesses und die kritischen Aufgaben erkennen, die den Fortschritt des Prozesses blockieren könnten.
Solltest du die Dauer des Prozesses nicht genau kennen, dann nimm eine Stoppuhr zur Hand (die heutzutage auf jedem Handy vorhanden ist) und erfasse die Dauer für jeden Schritt. Bei den Aufgaben eurer Kollegen kannst du diese auch danach fragen, wie lange jeder Schritt benötigt. Auch hier bitte sensibel mit dem Thema umgehen, denn diese Art von Fragen kann von manchen Kollegen falsch verstanden werden.
5. Prozess Schritt für Schritt optimieren
Jetzt geht es an das Herantasten an einen besseren Prozess. Optimiert einen Schritt nach dem Anderen und nicht den ganzen Prozess auf einen Schwung. Komplett überarbeitete Prozesse bedürfen immer einer Einweisung und einer Dokumentation. Dadurch verlangsamt sich alles, bevor es besser wird.
Optimiert man aber immer einen Schritt nach dem anderen, brauchen sich die Beteiligten immer nur an einen neuen Schritt zu gewöhnen und benötigen nur geringfügige Einweisung. Auch bekommst du schneller Feedback dazu, ob die Verbesserung auch eine solche ist.
Mach also nun den ersten Schritt und nimm deine Liste oder Grafik zur Hand. Schau dir den Prozess nun genau an und verändere einen Schritt. Schreibe oder zeichne den Prozess neu auf. Verbessert sich durch den neuen Prozess etwas an den Durchlaufzeiten? Ist der Gesamtprozess zeitlich kürzer geworden? Dann bist du einer Verbesserung auf der Spur. Diskutiert diese nun mit deinen Kollegen und wenn hier keine Einwände auftreten, gehen wir zum nächsten Schritt.
6. Den neuen Prozess kommunizieren und trainieren
Kommuniziere die Verbesserungen oder den neuen Prozess mit deinen Kollegen. Wenn diese damit einverstanden sind, verändere den Prozess auf die gewünschte Weise. Schicke deinen Kollegen am besten die Grafik oder die Liste mit dem neuen Prozess zu, so dass sie sich die Verbesserung anschauen können und wissen, wie der Prozess künftig ablaufen soll.
Treten Unklarheiten auf oder sind einige Kollegen mit dem Prozess unzufrieden, dann sprich nochmal mit Ihnen. Frage warum sie gegen den Prozess sind. Was stört die Kollegen daran. Erst wenn du gefragt hast, kannst du auch vernünftig antworten und die Vorteile vom neuen Prozess argumentieren. Oft erweist sich die Ablehnung einfach als Angst vor dem Unbekannten.
7. Den Erfolg des neuen Prozesses kontrollieren
Lasst dem neuen Prozess nun freien Lauf. Spiel diesen Mehrmals mit deinen Kollegen durch und bitte alle darum darauf zu achten, ob der neue Prozess tatsächlich besser ist. Sammel nach einigen Durchläufen das Feedback ein. Schau dir auch die neuen Durchlaufzeiten an und vergleiche sie mit dem vorherigen Prozess. Ist dein Team besser geworden, ist es an der Zeit den nächsten Schritt zu optimieren. Nimm wieder den neuen Prozess zur Hand und versuche an der nächsten Stellschraube zu drehen.
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Einige abschließenden Worte
Hab bitte nicht die Erwartung, Geschäftsprozesse mit vielen Schritten und beteiligten Personen schnell verändern zu können. Das funktioniert nur bei kleinen Prozessen, an denen nur wenige Mitarbeiter beteiligt sind.
Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist eine echte Herausforderung. Damit die Verbesserung tatsächlich eintritt, muss der Optimierer viel Geduld mitbringen. Du musst mit deiner Beharrlichkeit auch die Geduld mitbringen, den Prozess über eine sehr lange Zeit Schritt für Schritt zu optimieren. Auch das Verständnis für die Bedenken einiger Kollegen und Mitarbeiter dürfen hier auf gar keinen Fall fehlen.
Seid also geduldig, ausdauernd, verständnisvoll und kommunikativ.
Dann klappt die Optimierung mit Sicherheit!
