Was Zeitmanagement ist und wie man es anwendet

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Was Zeitmanagement ist und wie man es anwendet

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Wer kennt das nicht, sowohl im Privatleben als auch auf der Arbeit hat man immer und ständig das Gefühl, dass man von den vielen Aufgaben und Pflichten überrollt wird. Man springt nur noch von einer Aufgabe zur nächsten, versucht diese zu erledigen und hat am Ende des Tages trotzdem das Gefühl, dass man die meisten Aufgaben unerledigt zurückgelassen hat. Zusätzlich scheint irgendwie alles was man zu erledigen hat echt dringend zu sein.

Dieser Artikel hilft euch aus eurer Aufgabenwüste. Wir zeigen euch Schritt für Schritt auf, wie ihr eure Aufgaben erfasst, euch Gedanken darüber macht, ob diese tatsächlich wichtig sind und dann die Aufgaben auch erledigt bekommt.

Zeitmanagement oder Selbstmanagement

Der Begriff Zeitmanagement ist in der Literatur und dem allgemeinen Sprachgebrauch sehr weit verbreitet. Hier haben es aber schon viele schlaue Köpfe erkannt, dass man die Zeit selber eigentlich nicht managen kann, da diese unbeirrt immer weiter voranschreitet. Was man jedoch ändern oder managen kann ist man selbst. Es geht also eher um das Selbstmanagement. Man selbst sollte versuchen seine Gewohnheiten und Verhaltensweisen so zu ändern, dass die Zeit besser und bewusster genutzt wird.

Egal ob Zeitmanagement oder Selbstmanagement, gemeint ist immer das Gleiche. Wir sollen uns unserer Motive oder Ziele klar werden, uns überlegen, wie wir diese erreichen können und unsere Pläne dann auch Realität werden lassen.

 

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Zeitmanagement oder Selbstmanagement anwenden

Hier gehen wir mit euch Schritt für Schritt durch das Thema Zeitmanagement durch und zeigen euch, wie man es anwenden kann. Natürlich können wir euch nicht alle Theorien und Verfahren aufzeigen, da dies den Artikel sprengen würde. Wir gehen jedoch kurz auf die wichtigsten Verfahren ein, die euch helfen werden eure Zeit bewusster zu nutzen.

Die Motivation die uns antreibt

Im ersten Schritt müsst ihr euch darüber bewusst werden, was euch eigentlich antreibt und was euch dazu bewegt Zeitmanagement nutzen zu wollen. Wieso ist es für euch wichtig die Zeit besser beherrschen zu können? Was wollt ihr im Privatleben erreichen, welche Hobbies wollt ihr endlich ausüben oder was wollt ihr in eurem Beruf endlich mal erreichen?  

Um sich dessen klar zu werden könnt ihr eine etwas unkonventionelle Methode anwenden. Stellt euch vor ihr seid auf einer Beerdigung. Nacheinander halten drei Personen eine Rede. Ein Familienmitglied, ein Freund und ein Arbeitskollege der/s Verstorbenen. Und jetzt stellt euch vor es wäre eure Beerdigung, auf der ihr da seid. Was würdet ihr wollen, dass diese drei Personen über euch sagen? Denkt genau darüber nach und visualisiert die Situation.

Dieses Verfahren hilft euch zu erkennen, was für euch in der Familie, bei euren Freunden oder auf der Arbeit tatsächlich wichtig ist. Schreibt nun für alle Bereiche die Dinge auf, die euch wichtig sind und versucht nun daraus konkrete Ziele abzuleiten. Natürlich können hier noch andere Bereiche, wie Verein oder Gemeinde dazugenommen werden.

Beispiele für Motivationen und daraus abgeleitete Ziele:

  • Privatleben
    • Motivation: Mehr Zeit mit Familie verbringen
    • Ziel: Dieses Jahr 10 Ausflüge und 2 Urlaube mit Familie
  • Beruf
    • Motivation: Im Beruf mehr erreichen und vorankommen
    • Ziel: Dieses Jahr eine Weiterbildung neben dem Beruf machen

 

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Erkennen was einem tatsächlich was bringt

Ganz nach dem Pareto-Prinzip bringen uns etwa nur 20% unserer erledigten Aufgaben etwa 80% des Erfolges. Die Herausforderung für uns liegt darin diese 20% zu erkennen und sie möglichst auszuweiten.

Sucht in den festgelegten Zielen die heraus, euch tatsächlich weiterbringen würden. Welche 20% eurer Ziele würden euch tatsächlich die 80% des Nutzens bringen. Markiert euch diese Ziele und hebt sie hervor. Versucht gar nur Ziele mit aufzunehmen, die euch einen tatsächlichen Mehrwert bringen, wie z.B. mehr Familienzusammenhalt oder tatsächliches Vorankommen auf der Arbeit.

Bis wann will ich was erreichen

Jetzt habt ihr sehr große und globale Ziele für eure Motivationen festgelegt. Damit ihr diese auch tatsächlich erreichen könnt, müssen diese in kleinere Teilziele unterteilt werden. Die Teilziele sind dann Meilensteine bei der Erreichung eurer großen Ziele.

Geht also nun hin und zerlegt jedes große Ziel was ihr festgelegt habt und das euch den gewünschten Erfolg bringt in mehrere kleineren Ziele, die ihr auf dem Weg zum großen erreichen müsst. Das könnte für unsere Beispiele wie folgt ausfallen.

  • Privatleben
    • Ziel: Dieses Jahr 10 Ausflüge und 2 Urlaube mit Familie
      • Ausflüge regelmäßig mit Familie planen
      • Geld für Urlaub sparen
      • Gemeinsam mit Familie Urlaubsziele festlegen
      • Urlaub frühzeitig buchen
  • Beruf
    • Ziel: Dieses Jahr eine Weiterbildung neben dem Beruf machen
      • Mit Vorgesetzten sprechen, welche Weiterbildungen wichtig sind
      • Geeignete Kurse aussuchen
      • Mit Partner/in oder Familie über die Weiterbildung sprechen
      • Sich zu den Kursen einschreiben
      • Kurse erfolgreich absolvieren
      • Mit Vorgesetzten über höhere Position verhandeln

 

Nachdem ihr die Meilensteine festgelegt habt, versucht diese nun in einen Jahres-Kalender zu schreiben. Seid dabei möglichst realistisch und versucht euch vor Allem am Anfang nicht zu überfordern. Manche Teilziele können auch wiederkehrende Aufgaben darstellen, weswegen diese auch mehrmals in den Kalender eingetragen werden sollten.

Sobald die Ziele oder Meilensteine ein Datum bekommen haben, legt ihr nun für die zeitlich gesehen nächsten Meilensteine einzelne Aufgaben fest. Es ist dabei euch überlassen, wie detailliert ihr das macht. Viele unterteilen dann die Meilensteine in Wochenziele und leiten daraus Tagesaufgaben für jeden einzelnen Wochentag ab.

 

zeitmanagement

 

Eigene Aufgaben bewerten und strukturieren

Neben den Aufgaben zur Erreichung eurer Ziele fallen bei euch zuhause oder auf der Arbeit ständig neue Aufgaben an, die auch erledigt werden müssen. Damit ihr auch dazu kommt eure gesteckten Ziele zu erreichen und nicht von der Flut an Aufgaben überrollt werden, gibt es ein bewährtes Verfahren, nach dem man vorgehen sollte.

Das Eisenhower-Prinzip unterteilt alle eure Aufgaben in vier Kategorien. Dabei sollt ihr die Aufgaben danach bewerten, ob diese wichtig und dringend sind. Und dann geht ihr wie folgt vor

  • Dringen und wichtig:
    Sofort selber erledigen
  • Nicht Dringend aber wichtig:
    Einen Termin für die Aufgabe festlegen und dann auch erledigen.
  • Dringend jedoch nicht wichtig:
    Aufgabe an jemanden weiter delegieren.
  • Nicht dringend und nicht wichtig:
    Aufgabe auf eine Warteliste schreiben, bis sich der Status ändert.

Am besten ihr nutzt eine sogenannte Eisenhower-Matrix, um die Aufgaben zu strukturieren. Hier ist ein Beispiel dafür, wie diese Matrix aussehen kann:

 

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Zusätzlich dazu haben wir für euch ein kleines Aufgabenblatt auf Basis der Eisenhower-Matrix geschaffen, das ihr für die Priorisierung eurer Aufgaben nutzen könnt.

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zeitmanagement-vorlageTragt hier eure E-Mail Adresse ein und ihr bekommen von uns kostenlos die Zeitmanagement Übersicht und Vorlagen zugeschickt. Diese hilft euch dabei eure Ziele genauer zu definieren und diese dann auch zu erreichen. Wir werden diese Vorlage immer wieder verbessern. Durch eure E-Mail Adresse können wir euch dann auf dem Laufenden halten.

Versucht nun eure täglichen Aufgaben und die Aufgaben aus euren festgelegten Zielen in diese Matrix einzutragen. Typischerweise werden die Aufgaben für eure Teilziele in das Feld Wichtig-Dringend oder Wichtig-Nicht dringend kommen. Normalerweise ist es aber das zweite Feld (Wichtig-Nicht dringend), in dem die Teilziele festgehalten und mit einem Termin versehen werden. Dieses Feld ist auch besonders tückisch, da diese Aufgaben gerne verdrängt und liegen gelassen werden. Die Kunst liegt darin diese auch zu erledigen!

Bitte beachtet bei der Priorisierung eurer täglich anfallenden Aufgaben auch das Pareto-Prinzip und legt nur diese auf das Feld Dringend-Wichtig, die es auch verdienen und euch einen entsprechenden Mehrwert bieten. Viele Aufgaben lassen sich delegieren oder sind gar eher nicht dringend und auch nicht wichtig. Jedoch lassen wir uns gerne von diesen übermannen, da sie oft einfach zu erledigen sind oder einem gewohnten Ablauf folgen.

Die täglichen Aufgaben richtig planen

Eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden, um seine täglichen Aufgaben zu planen, ist die ALPEN-Methode. Dabei beschreibt diese als Abkürzung den folgenden Ablauf bei der täglichen Aufgabenplanung:

  1. Aufgaben aufschreiben
  2. Länge einschätzen
  3. Pufferzeit einplanen (maximal 60-80 Prozent der Arbeitszeit verplanen)
  4. Entscheidungen priorisieren
  5. Nachkontrollieren (was man erreicht hat)

Wenn ihr nach dieser Methode eure täglichen Aufgaben verwaltet, sollte nichts schief gehen. Mit dem Aufschreiben der Aufgaben, sind jetzt eure täglichen Aufgaben gemeint. Nehmt eure Eisenhower-Matrix und leitet daraus eure täglichen Aufgaben ab und versucht die Zeit einzuschätzen, die ihr für diese benötigen werdet.

Verplant aber nur etwa 60 bis 80 Prozent von eurem Tag. Besonders wenn ihr immer wieder unerwartet Aufgaben von Dritten zugeschoben bekommt, die dringend und wichtig sind, dann solltet ihr mit mehr Pufferzeiten rechnen.

Priorisiert nun die Aufgaben und legt die nach vorne, die auf jeden Fall an dem Tag erledigt werden müssen. Kontrolliert nun am Ende des Tages, welche Aufgaben tatsächlich erledigt wurden und welche ihr auf den nächsten Tag übertragen müsst. Die Kontrolle bringt euch die Erfahrung zur genaueren Einschätzung eurer Aufgaben.

 

Zeitmanagement

 

Auf den eigenen Rhythmus vertrauen

Achtet bitte bei der Priorisierung der Aufgaben auf euren Biorhythmus. Hier solltet ihr euch einfach schon gut genug kennen, um zu wissen, zu welchen Tageszeiten ihr besonders aufmerksam und kreativ seid und zu welchen eure Konzentration nachlässt. Legt nun die wichtigen Aufgaben, die besonders viel Konzentration benötigen auf die Tageszeiten mit hoher Konzentrationsfähigkeit. Die unwichtigen Aufgaben legt ihr dann auf die Zeiten, an denen ihr weniger konzentriert seid.

 

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Störungen bei wichtigen Aufgaben vermeiden

Versucht wichtige Aufgaben auch möglichst in einer störungsfreien Umgebung zu erledigen. Sobald ihr gestört werdet, lässt eure Konzentration nach und ihr benötigt verhältnismäßig viel Zeit, um euch wieder auf die Aufgabe zu konzentrieren. Dieses Phänomen nennt man auch den Sägeblatt-Effekt, da eure Konzentration wie ein Sägeblatt hin und her schwingt und ihr dadurch 20 bis 30 Prozent der Zeit für verliert.

 

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Ein Mittel ist es hier sich einen ruhigen Ort zu suchen oder die Tür zu schließen. Es hilft auch vorher den Kollegen oder Familienmitgliedern zu sagen, dass man in der nächsten Stunde konzentriert an einer Aufgabe arbeiten muss und nicht gestört werden will.

Aufgaben mit mehr Motivation erledigen

Wer kennt es nicht. Vor allem die wichtigen Aufgaben, die mehr Konzentration benötigen, werden von uns gerne aufgeschoben. Die Aufschieberitis ist ein weit verbreitetes Phänomen, dem sich keiner so recht entziehen kann. Die Kunst besteht darin diese zu überwinden.

Bei vielen Aufgaben müsst ihr eure Komfortzone verlassen. Dies ist besonders schwer, daher solltet ihr versuchen euch stets zu motivieren immer einen Schritt weiter zu gehen. Ein bewährtes Mittel hat einen sehr passenden Namen: Eat the Frog!

 

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Dieses Verfahren besagt, dass man die unangenehmen Aufgaben einfach mal erledigen sollte ohne diese ständig aufzuschieben. Dazu müsst ihr euch wirklich motivieren. Stellt euch am besten einen kleinen Frosch auf euren Schreibtisch, der euch daran erinnert. Belohnt euch auch für erledigte Aufgaben. Unten findet ihr eine kleine Vorlage von einem Frosch, die ihr euch ausdrucken und auf den Tisch stellen könnt. Der erinnert euch stets an daran die Aufgaben einfach zu erledigen.

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Zeitmanagement einfach umsetzen

Versucht unsere Verfahren einfach mal anzuwenden und für euch umzusetzen. Fangt im kleinen an und wenn es für euch funktioniert, dann weitet es aus. Setzt euch zunächst ein Ziel und erreicht es dann auch. Sobald das geklappt hat, weitet das Konzept auf weitere Bereiche eures Lebens aus. Am wichtigsten aber ist, dass ihr möglichst realistisch plant und euch möglichst nicht überfordert. Zeitmanagement soll euch schließlich dabei helfen eure Aufgaben bewusster und entspannter anzugehen.

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Feedback und Kommentare willkommen

Wir freuen uns über jedes Feedback und würden unseren Artikel natürlich gerne noch besser für euch gestalten. Schreibt uns also, wenn ihr Anregungen habt oder ihr noch weitere Tipps zum Zeitmanagement habt. Wir freuen uns auf euch!

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