Wer kennt das nicht, sowohl im Privatleben als auch auf der Arbeit hat man immer und ständig das Gefühl, dass man von den vielen Aufgaben und Pflichten überrollt wird. Man springt nur noch von einer Aufgabe zur nächsten, versucht diese zu erledigen und hat am Ende des Tages trotzdem das Gefühl, dass man die meisten Aufgaben unerledigt zurückgelassen hat. Zusätzlich scheint irgendwie alles was man zu erledigen hat echt dringend zu sein.

Dieser Artikel hilft dir aus deiner Aufgabenwüste. Wir zeigen dir Schritt für Schritt auf, wie du deine Aufgaben erfasst, dir Gedanken darüber machst, ob diese tatsächlich wichtig sind und dann die Aufgaben auch erledigt bekommst.

 

Zeitmanagement oder Selbstmanagement

Der Begriff Zeitmanagement ist in der Literatur und dem allgemeinen Sprachgebrauch sehr weit verbreitet. Hier haben es aber schon viele schlaue Köpfe erkannt, dass man die Zeit selber eigentlich nicht managen kann, da diese unbeirrt immer weiter voranschreitet. Was man jedoch ändern oder managen kann, ist man selbst. Es geht also eher um das Selbstmanagement. Man selbst sollte versuchen seine Gewohnheiten und Verhaltensweisen so zu ändern, dass die Zeit besser und bewusster genutzt wird.

Egal ob Zeitmanagement oder Selbstmanagement, gemeint ist immer das Gleiche. Wir sollen uns unserer Motive oder Ziele klar werden, uns überlegen, wie wir diese erreichen können und unsere Pläne dann auch Realität werden lassen.

 

zeitmanagement

 

Zeitmanagement oder Selbstmanagement anwenden

Hier gehen wir mit dir Schritt für Schritt durch das Thema Zeitmanagement durch und zeigen dir, wie man es anwenden kann. Natürlich können wir dir nicht alle Theorien und Verfahren aufzeigen, da dies den Artikel sprengen würde. Wir gehen jedoch kurz auf die wichtigsten Verfahren ein, die dir helfen werden deine Zeit bewusster zu nutzen.

 

Zeitmanagement eBook herunterladen

Die Motivation die dich antreibt

Im ersten Schritt musst du dir darüber bewusst werden, was dich eigentlich antreibt und was dich dazu bewegt Zeitmanagement nutzen zu wollen. Wieso ist es für dich wichtig die Zeit besser beherrschen zu können? Was willst du im Privatleben erreichen, welche Hobbies willst du endlich ausüben oder was willst du in deinem Beruf endlich mal erreichen?  

Um sich dessen klar zu werden kannst du eine etwas unkonventionelle Methode anwenden. Stell dir vor du bist auf einer Beerdigung. Nacheinander halten drei Personen eine Rede. Ein Familienmitglied, ein Freund und ein Arbeitskollege der/s Verstorbenen. Und jetzt stell dir vor es wäre deine Beerdigung, auf der du dich gerade befindest. Was würdest du wollen, dass diese drei Personen über dich sagen? Denke genau darüber nach und visualisiere die Situation.

Dieses Verfahren hilft dir zu erkennen, was für dich in der Familie, bei deinen Freunden oder auf der Arbeit tatsächlich wichtig ist. Schreibe nun für alle Bereiche die Dinge auf, die dir wichtig sind und versuche nun daraus konkrete Ziele abzuleiten. Natürlich können hier noch andere Bereiche, wie Verein oder Gemeinde dazugenommen werden.

 

Beispiele für Motivationen und daraus abgeleitete Ziele:

  • Privatleben
    • Motivation: Mehr Zeit mit Familie verbringen
    • Ziel: Dieses Jahr 10 Ausflüge und 2 Urlaube mit Familie
  • Beruf
    • Motivation: Im Beruf mehr erreichen und vorankommen
    • Ziel: Dieses Jahr eine Weiterbildung neben dem Beruf machen

 

zeitmanagement

 

Erkennen was einem tatsächlich was bringt

Ganz nach dem Pareto-Prinzip bringen uns etwa nur 20% unserer erledigten Aufgaben etwa 80% des Erfolges. Die Herausforderung für uns liegt darin diese 20% zu erkennen und sie möglichst auszuweiten.

Suche in den festgelegten Zielen die heraus, die dich tatsächlich weiterbringen würden. Welche 20% deiner Ziele würden dir tatsächlich die 80% des Nutzens bringen. Markiere dir diese Ziele und hebe sie hervor. Versuche gar nur Ziele mit aufzunehmen, die dir einen tatsächlichen Mehrwert bringen, wie z.B. mehr Familienzusammenhalt oder tatsächliches Vorankommen auf der Arbeit.

 

Bis wann will ich was erreichen

Jetzt hast du sehr große und globale Ziele für deine Motivationen festgelegt. Damit du diese auch tatsächlich erreichen kannst, müssen diese in kleinere Teilziele unterteilt werden. Die Teilziele sind dann Meilensteine bei der Erreichung deiner großen Ziele.

Gehe also nun hin und zerlege jedes große Ziel was du festgelegt hast und das dir den gewünschten Erfolg bringt in mehrere kleineren Ziele, die du auf dem Weg zum großen erreichen musst. Das könnte für unsere Beispiele wie folgt ausfallen:

 

  • Privatleben
    • Ziel: Dieses Jahr 10 Ausflüge und 2 Urlaube mit Familie
      • Ausflüge regelmäßig mit Familie planen
      • Geld für Urlaub sparen
      • Gemeinsam mit Familie Urlaubsziele festlegen
      • Urlaub frühzeitig buchen
  • Beruf
    • Ziel: Dieses Jahr eine Weiterbildung neben dem Beruf machen
      • Mit Vorgesetzten sprechen, welche Weiterbildungen wichtig sind
      • Geeignete Kurse aussuchen
      • Mit Partner/in oder Familie über die Weiterbildung sprechen
      • Sich zu den Kursen einschreiben
      • Kurse erfolgreich absolvieren
      • Mit Vorgesetzten über höhere Position verhandeln

 

Nachdem du die Meilensteine festgelegt hast, versuche diese nun in einen Jahres-Kalender zu schreiben. Sei dabei möglichst realistisch und versuche dich vor Allem am Anfang nicht zu überfordern. Manche Teilziele können auch wiederkehrende Aufgaben darstellen, weswegen diese auch mehrmals in den Kalender eingetragen werden sollten.

Sobald die Ziele oder Meilensteine ein Datum bekommen haben, legst du nun für die nächsten Meilensteine einzelne Aufgaben fest. Es ist dabei dir überlassen, wie detailliert du das macht. Viele unterteilen dann die Meilensteine in Wochenziele und leiten daraus Tagesaufgaben für jeden einzelnen Wochentag ab.

 

zeitmanagement

 

Eigene Aufgaben bewerten und strukturieren

Neben den Aufgaben zur Erreichung deiner Ziele fallen bei dir zuhause oder auf der Arbeit ständig neue Aufgaben an, die auch erledigt werden müssen. Damit du auch dazu kommt deine gesteckten Ziele zu erreichen und nicht von der Flut an Aufgaben überrollt zu werden, gibt es ein bewährtes Verfahren, nach dem man vorgehen sollte.

Das Eisenhower-Prinzip unterteilt alle deine Aufgaben in vier Kategorien. Dabei sollst du die Aufgaben danach bewerten, ob diese wichtig und dringend sind. Und dann gehst du wie folgt vor

  • Dringen und wichtig:
    Sofort selber erledigen
  • Nicht Dringend aber wichtig:
    Einen Termin für die Aufgabe festlegen und dann auch erledigen.
  • Dringend jedoch nicht wichtig:
    Aufgabe an jemanden weiter delegieren.
  • Nicht dringend und nicht wichtig:
    Aufgabe auf eine Warteliste schreiben, bis sich der Status ändert.

Am besten du nutzt eine sogenannte Eisenhower-Matrix, um die Aufgaben zu strukturieren. Hier ist ein Beispiel dafür, wie diese Matrix aussehen kann:

 

zeitmanagement-selbstmanagement-eisenhower-matrix

 

Zusätzlich dazu haben wir für dich ein kleines Aufgabenblatt auf Basis der Eisenhower-Matrix geschaffen, das du für die Priorisierung deiner Aufgaben nutzen kannst.

 

Zeitmanagement eBook inkl. ToDo Listen und Vorlagen

]

 

Versucht nun deine täglichen Aufgaben und die Aufgaben aus deinen festgelegten Zielen in diese Matrix einzutragen. Typischerweise werden die Aufgaben für deine Teilziele in das Feld Wichtig-Dringend oder Wichtig-Nicht dringend kommen. Normalerweise ist es aber das zweite Feld (Wichtig-Nicht dringend), in dem die Teilziele festgehalten und mit einem Termin versehen werden. Dieses Feld ist auch besonders tückisch, da diese Aufgaben gerne verdrängt und liegen gelassen werden. Die Kunst liegt darin diese auch zu erledigen!

Bitte beachte bei der Priorisierung deiner täglich anfallenden Aufgaben auch das Pareto-Prinzip und leg nur diese auf das Feld Dringend-Wichtig, die es auch verdienen und dir einen entsprechenden Mehrwert bieten. Viele Aufgaben lassen sich delegieren oder sind gar eher nicht dringend und auch nicht wichtig. Jedoch lassen wir uns gerne von diesen übermannen, da sie oft einfach zu erledigen sind oder einem gewohnten Ablauf folgen.

 

Die täglichen Aufgaben richtig planen

Eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden, um seine täglichen Aufgaben zu planen, ist die ALPEN-Methode. Dabei beschreibt diese als Abkürzung den folgenden Ablauf bei der täglichen Aufgabenplanung:

  1. Aufgaben aufschreiben
  2. Länge einschätzen
  3. Pufferzeit einplanen (maximal 60-80 Prozent der Arbeitszeit verplanen)
  4. Entscheidungen priorisieren
  5. Nachkontrollieren (was man erreicht hat)

Wenn du nach dieser Methode deine täglichen Aufgaben verwaltest, sollte nichts schief gehen. Mit dem Aufschreiben der Aufgaben, sind jetzt deine täglichen Aufgaben gemeint. Nimm die Eisenhower-Matrix und leite daraus deine täglichen Aufgaben ab und versuche die Zeit einzuschätzen, die du für diese benötigen wirst.

Verplan aber nur etwa 60 bis 80 Prozent von deinem Tag. Besonders wenn du immer wieder unerwartet Aufgaben von Dritten zugeschoben bekommst, die dringend und wichtig sind, dann solltest du mit mehr Pufferzeiten rechnen.

Priorisiere nun die Aufgaben und leg die nach vorne, die auf jeden Fall am gleichen Tag erledigt werden müssen. Kontrolliere nun am Ende des Tages, welche Aufgaben tatsächlich erledigt wurden und welche du auf den nächsten Tag übertragen musst. Die Kontrolle bringt dir die Erfahrung zur genaueren Einschätzung deiner Aufgaben.

 

Zeitmanagement

 

Auf den eigenen Rhythmus vertrauen

Achte bitte bei der Priorisierung der Aufgaben auf deinen Biorhythmus. Hier solltest du dich einfach schon gut genug kennen, um zu wissen, zu welchen Tageszeiten du besonders aufmerksam und kreativ bist und zu welchen deine Konzentration nachlässt. Leg nun die wichtigen Aufgaben, die besonders viel Konzentration benötigen auf die Tageszeiten mit hoher Konzentrationsfähigkeit. Die unwichtigen Aufgaben legst du dann auf die Zeiten, an denen du weniger konzentriert bist.

 

zeitmanamgement-biorhythmus

 

Störungen bei wichtigen Aufgaben vermeiden

Versuche wichtige Aufgaben auch möglichst in einer störungsfreien Umgebung zu erledigen. Sobald du gestört wirst, lässt deine Konzentration nach und du benötigst verhältnismäßig viel Zeit, um dich wieder auf die Aufgabe zu konzentrieren. Dieses Phänomen nennt man auch den Sägeblatt-Effekt, da deine Konzentration wie ein Sägeblatt hin und her schwingt und du dadurch 20 bis 30 Prozent der Zeit verliert.

 

zeitmanagement-saegeblatt-effekt

 

Ein Mittel ist es hier sich einen ruhigen Ort zu suchen oder die Tür zu schließen. Es hilft auch vorher den Kollegen oder Familienmitgliedern zu sagen, dass man in der nächsten Stunde konzentriert an einer Aufgabe arbeiten muss und nicht gestört werden will.

 

Aufgaben mit mehr Motivation erledigen

Wer kennt es nicht. Vor allem die wichtigen Aufgaben, die mehr Konzentration benötigen, werden von uns gerne aufgeschoben. Die Aufschieberitis ist ein weit verbreitetes Phänomen, dem sich keiner so recht entziehen kann. Die Kunst besteht darin diese zu überwinden.

Bei vielen Aufgaben musst du deine Komfortzone verlassen. Dies ist besonders schwer, daher solltest du versuchen dich stets zu motivieren immer einen Schritt weiter zu gehen. Ein bewährtes Mittel hat einen sehr passenden Namen: Eat the Frog!

 

zeitmanagement-eat-the-frog

 

Dieses Verfahren besagt, dass man die unangenehmen Aufgaben einfach mal erledigen sollte ohne diese ständig aufzuschieben. Dazu musst du dich wirklich motivieren. Stell dir am besten einen kleinen Frosch auf deinen Schreibtisch, der dich daran erinnert. Belohne dich auch für erledigte Aufgaben. Unten findest du eine kleine Vorlage von einem Frosch, die du dir ausdrucken und auf den Tisch stellen kannst. Der erinnert dich stets daran die Aufgaben einfach zu erledigen.

 

zeitmanagement-eat-the-frog

 

Zeitmanagement einfach umsetzen

Versuche unsere Verfahren einfach mal anzuwenden und für dich umzusetzen. Fangt im kleinen an und wenn es für dich funktioniert, dann weite es aus. Setze dir zunächst ein Ziel und erreiche es dann auch. Sobald das geklappt hat, weite das Konzept auf weitere Bereiche deines Lebens aus. Am wichtigsten aber ist, dass du möglichst realistisch planst und dich möglichst nicht überforderst. Zeitmanagement soll dir schließlich dabei helfen deine Aufgaben bewusster und entspannter anzugehen.

 

 

Zeitmanagement eBook herunterladen

 

 

zeitmanagement-wie-man-es-anwendet

Originally posted 2017-06-28 11:00:35. Republished by Blog Post Promoter