7 Wege Aufgaben sofort zu erledigen und nie wieder aufzuschieben

7 Wege Aufgaben sofort zu erledigen und nie wieder aufzuschieben

7 Wege Aufgaben sofort zu erledigen und nie wieder aufzuschieben

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Wer kennt das nicht. Der Aufgabenberg auf der Arbeit und Zuhause wächst immer mehr und der Tag müsste am am besten 48 Stunden haben, damit man diesen überhaupt noch erledigt bekommt. Und die meisten Aufgaben sind auch noch so komplex, dass man gar keine Lust darauf hat diese anzugehen. Es gibt jedoch Wege seinen Tag strukturiert anzugehen, sich nur auf die wichtigen Aufgaben zu fokussieren und diese dann konsequent zu erledigen. Und genau diese Wege zeigen wir euch in diesem Artikel auf.

 

Aufgaben priorisieren lernen – Das 80/20 Pareto-Prinzip

Es existieren unterschiedliche Mittel, um eine Aufgabe etwas genauer unter die Lupe zu nehmen, bevor man diese tatsächlich ausübt. Eine Methode ist das Pareto-Prinzip. Dieses sagt aus, dass für alle Dinge vom Grundprinzip die 80/20-Regel gilt. Das bedeutet im Detail, dass eine kleine Anzahl von Dingen eine große Auswirkung hat und der Rest eher ineffektiv ist. Hierzu gibt es etliche Beispiele, wie 80% des Umsatzes werden mit 20% der Produkte gemacht oder 20% der Bevölkerung besitzen 80% des Vermögens.

Das Pareto-Prinzip gilt natürlich auch für unsere Aufgaben, die wir tagtäglich erledigen. Das bedeutet also dass gerade mal 20% unserer Aufgaben uns die 80% des Erfolges bringen. Wir sind uns dessen nur nicht bewusst und so verbringen wir dann 80% unseres Tages damit, die Aufgaben zu füttern, die uns die gerade mal 20% unseres Erfolges bringen. Das sollten wir jetzt ändern!

Die Aufgabe lautet also an dieser Stelle seine täglichen Aufgaben mal auf ein Blatt Papier zu schreiben und dann nach Nutzen zu bewerten. Die Bewertungsskala überlassen wir euch (Sternchen, 1 bis 10 oder einfach Smileys). Der Zweck hier ist es einfach euch bewusst zu machen, welche Aufgaben die 20% ausmachen, die euch den Erfolg bringen. Wenn ihr diese herausgefiltert habt, versucht mal die Zeit für diese Aufgaben über den Tag verteilt auszuweiten. Dabei helfen kann euch zusätzlich die im nächsten Abschnitt vorgestellte Eisenhower-Matrix.

 

Wichtige Aufgaben zuerst – Die Eisenhower-Matrix

Nachdem ihr mit dem Pareto-Prinzip herausgefunden habt, welche Aufgaben euch den Erfolg bringen, solltet ihr nun dazu übergehen eure Aufgaben genauer zu unterteilen. Am besten nutzt ihr dabei das Eisenhower-Prinzip. Dieses unterteilt alle eure Aufgaben in vier Kategorien. Dabei sollt ihr die Aufgaben danach bewerten, ob diese wichtig und dringend sind. Und dann geht ihr wie folgt vor und unterteilt die bisher aufgeschriebenen Aufgaben in

  • Dringen und wichtig:
    Sofort selber erledigen.
  • Nicht Dringend aber wichtig:
    Einen Termin für die Aufgabe festlegen und dann auch erledigen.
  • Dringend jedoch nicht wichtig:
    Aufgabe an jemanden weiter delegieren.
  • Nicht dringend und nicht wichtig:
    Aufgabe auf eine Warteliste schreiben, bis sich der Status ändert.

Am besten ihr nutzt eine sogenannte Eisenhower-Matrix, um die Aufgaben zu strukturieren. Hier ist ein Beispiel dafür, wie diese Matrix aussehen kann:

 

Aufgaben erledigen nach der Eisenhower Matrix

 

Eure Aufgaben, die euch die 80% des Erfolges bringen werden vermutlich in den Quadranten wichtig-nicht dringen fallen. Daher solltet ihr für diese unbedingt einen festen Termin finden und diese dann auch erledigen. Lasst euch bitte auch nicht von den dringenden und wichtigen Sachen übermannen, denn das sind meist die 20% des Erfolges. Vor allem solltet ihr euch von den nicht wichtigen und dringenden Aufgaben verabschieden und diese höchstens koordinieren. Der Rest kommt auf eine Warteliste, bis davon etwas einen anderen Status bekommt.

 

Wege eure Aufgaben konsequent zu erledigen

Obwohl dies der Kern des Artikels ist, was es uns wichtig euch nochmal in das Bewusstsein zu rufen, dass nicht alle eure Aufgaben euch auch tatsächlich was bringen. Nachdem ihr aber dieses Gespür aufgebaut habt, kommen wir endlich dazu unsere Aufgaben auch zu erledigen. Denn das ist oft mit das Schwierigste. Man hat ja zwei Schultern und auf einer sitzt immer das Männchen, das einen von den Aufgaben abhält. Hier sind daher die Wege eure Aufgaben stets konsequent anzugehen und immer zu erledigen.

 

1. Aufschieberitis und Sofortoritis

Das mache ich Morgen! Wer hat das nicht schon mal behauptet. Und dann verschiebt man es wieder und wieder. Aufschieberitis oder Prokrastinieren ist ein allseits verbreitetes Phänomen. Dadurch bleiben jedoch genau die wichtigen Aufgaben wieder liegen und man beschäftigt sich mit unwichtigem Zeug. Dagegen lässt sich jedoch mit einigen guten Tricks vorgehen:

  • Ohne darüber nachzudenken sofort eine Aufgabe erledigen
  • Teilerfolge feiern und euch dafür belohnen
  • Ablenkungen vermeiden, also Handy auf leise und weglegen und die Tür zumachen
  • Zwischendurch kleine Pausen machen
  • Die Aufgaben mit einem Termin versehen, den man einhalten muss
  • Freunden/Kollegen davon erzählen, dass man sich den Termin gesetzt hat. Dadurch erzeugt man einen sozialen Druck.

Durch diese Mittel könnt ihr die Aufschieberitis endlich bekämpfen und diese endlich in eine Soforteritis 🙂 umwandeln.

 

2. Iss den Frosch – Die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen

Die meisten Menschen haben früh am Morgen auch die meiste Energie und Konzentrationsfähigkeit. Genau das nutzt die Eat the Frog (Iss den Frosch) Methode. Man soll morgens am besten direkt die wichtigsten Aufgaben erledigen, also den unangenehmen Frosch essen. Euer Kopf ist dann nämlich noch frei und kann sich mit höchster Konzentration der wichtigen Aufgabe zuwenden. Ihr werdet merken, dass ihr somit noch besser eure wichtigsten Aufgaben erledigt bekommt, wenn ihr den Frosch einfach direkt immer früh am Morgen esst.

Die Eat the Frog Methode lässt sich sehr einfach anwenden:

  1. Macht euch Abends eine Liste mit allen Aufgaben, die ihr am nächsten Tag erledigen wollt
  2. Identifiziert den Frosch (oder die Frösche) und schiebt diese nach oben auf eurer Aufgabenliste
  3. Esst den Frosch, also erledigt diese Aufgabe/n, sobald ihr morgens ins Büro kommt

Als eine Erinnerung haben wir für euch einen kleinen Frosch gemacht, der euch immer anguckt, wenn ihr den auf euren Schreibtisch stellt. Er wird euch Morgens immer daran erinnern ihn zu essen.

Aufgaben erledigen - Eat the Frog

 

3. Den eigenen Biorhythmus beachten

Achtet bitte bei der Priorisierung der Aufgaben auf euren Biorhythmus. Hier solltet ihr euch einfach schon gut genug kennen. Ihr wisst selber ganz genau, zu welchen Tageszeiten ihr besonders aufmerksam und kreativ seid und zu welchen eure Konzentration nachlässt. Legt nun die wichtigen Aufgaben, die besonders viel Konzentration benötigen auf die Tageszeiten mit hoher Konzentrationsfähigkeit. Die unwichtigen Aufgaben legt ihr dann auf die Zeiten, an denen ihr weniger konzentriert seid.

Da die Leistungsfähigkeit bei den meisten Menschen morgens am höchsten ist, lohnt es sich die Aufgaben direkt Morgens zu erledigen (und hier ist dann auch die Parallele zu der Eat the Frog Methode). 

 

Aufgaben erledigen nach dem Biorhythmus

 

4. Konzentriert arbeiten und Pausen einplanen nach der Pomodoro-Methode

Viele Aufgaben benötigen eine hohe Konzentrationsfähigkeit. Besonders solche Aufgaben sollten mit kleineren Pausen erledigt werden. Die Pausen halten dabei eure Konzentrationsfähigkeit hoch, so dass ihr die Aufgabe dann trotzdem in der kürzesten Zeit erledigt bekommt. Am besten arbeitet ihr dabei nach der Promodoro-Methode. Geht dabei folgendermaßen vor:

  1. Wählt eine Aufgabe aus, die eure volle Konzentration benötigt
  2. Setzt euch einen Timer auf 25 Minuten (Handy oder Eieruhr)
  3. Arbeitet an der Aufgabe (ungestört) bis der Timer klingelt.
    Macht einen Strich auf einen Stück Papier, damit ihr wisst, wie viele Intervalle ihr bereits gemacht habt.
  4. Macht eine Pause von 5 Minuten Länge
  5. Arbeitet nun erneut an der Aufgabe für die nächsten 25 Minuten.
    Macht danach wieder einen Strich auf das Stück Papier.
  6. Macht eine Pause von 20 bis 30 Minuten, nachdem ihr das vierte Intervall abgeschlossen habt.
  7. Wiederholt, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.

 

5. Aufgaben einfach erledigen Methode

Zu einer hohen Produktivität zählt auch, dass man die Aufgaben einfach erledigt. Dazu müssen alle Aufgaben für das Jahr, den Monat oder den einzelnen Tag zusammengetragen werden und dann auch erledigt werden. Dazu kann man eine langfristige Planung aufstellen, die einem mehr Überblick verschafft. Geht am besten folgendermaßen vor:

  1. Dokumentiert eure kurzfristigen und langfristigen Ziele
  2. Leitet daraus einen Aktionsplan ab
  3. Definiert eure täglichen und monatlichen Aufgaben
  4. Kontrolliert täglich und monatlich und passt die Pläne entsprechend an

Natürlich haben wir auch dafür eine Vorlage für euch, die euch genau hilft diese Methode anzuwenden. Also einfach herunterladen und produktiv sein.

Zeitmanagement Übersicht und Vorlagen kostenlos herunterladen
Dokument mit einer Übersicht über das Zeitmanagement und Vorlagen zum direkten Anwenden

zeitmanagement-vorlageTragt hier eure E-Mail Adresse ein und ihr bekommen von uns kostenlos die Zeitmanagement Übersicht und Vorlagen zugeschickt. Diese hilft euch dabei eure Ziele genauer zu definieren und diese dann auch zu erreichen. Wir werden diese Vorlage immer wieder verbessern. Durch eure E-Mail Adresse können wir euch dann auf dem Laufenden halten.

 

6. Die Action-Methode

Die Aktion Methode geht davon aus, dass alles ein Projekt ist. Dies gilt nicht nur für einen Blogbeitrag, eine Kampagne, den bevorstehenden Umzug oder eure Finanzen, sondern auch für die langfristigen Ziele, wie eure Karriere. Die meisten Menschen haben es weitaus leichter ihre Ziele zu erreichen, wenn sie diese in kleine Schritte unterteilen. Bei der Action Methode geht man dabei für jedes einzelne Projekt wie folgt vor:

  1. Definition von Handlungsschritten (Action Steps):
    Konkrete Aufgaben, die euch immer einen Schritt weiter bringen: Wichtige Mail verschicken, Blogbeitrag posten, Zahlen einer Rechnung usw. Diese Handlungsschritte gilt es dann nacheinander zu erledigen.
  2. Referenzen ermitteln:
    Für jeden Schritt eine Liste mit benötigten Infos oder Ressourcen aufstellen, die man zum erledigen der einzelnen Aufgabe benötigt. Das sind z.B. projektbezogene Skizzen, Notizen, Websites oder laufende Diskussionen, auf die ihr zurückgreifen möchtet. Beachtet aber dass Referenzen nicht umsetzbar sind – es sind einfach Referenzen.
  3. Backburner Aufgaben:
    Stellt eine Liste mit Dingen auf, die noch nicht sofort erledigt werden müssen, sondern erst eines Tages. Vielleicht ist es eine Idee für einen Kunden, für die es noch kein Budget gibt. Vielleicht ist es auch etwas, das in einem Projekt erst zu einem unvorhergesehenen Zeitpunkt in der Zukunft getan werden soll.

 

7. Sich verpflichten

Sich konkret für eine Aufgabe zu verpflichten ist die beste Art und Weise diese dann auch zum gegeben Zeitpunkt zu erledigen. Verpflichtungen können dabei von Mensch zu Mensch unterschiedlich ausfallen. Dem einen reicht es schon aus sich eine Notiz in den Kalender zu machen. Ein anderer benötigt hingegen schon eine Verpflichtung gegenüber einer anderen Person. Und die hartnäckigen unter uns benötigen dann gar eine finanzielle Verpflichtung. Folgende Ideen haben wir, um euch für die Erledigung einer Aufgabe oder das Erreichen eines Ziels zu verpflichten:

  • Legt einen Termin mit einer Erinnerung in eurem Kalender an
  • Schreibt die Aufgabe auf einen Zettel und hängt diesen so auf, dass ihr sie immer vor den Augen habt
  • Erzählt einem eurer Familienmitglieder, dass ihr zum gegebenen Zeitpunkt eine Aufgabe erledigen wollt
  • Erzählt euren Freunden von der Aufgabe, die ihr zum gegebenen Zeitpunkt erledigen wollt
  • Und die Methode für die Hartnäckigen: Verpflichtet euch, indem ihr eine Spende an eine euch fällig unbeliebte Organisation in Form eines Überweisungsträgers fertig macht. Diesen gibt ihr dann einem guten Freund. Er soll den Überweisungsträger einwerfen, wenn ihr eine wichtige Aufgabe nicht erledigt oder ein Ziel nicht erreicht.

Schließlich hilft es aber auch, euch für eine erledigte Aufgabe zu belohnen. Übertreibt es aber nicht und belohnt euch nicht für jede Kleinigkeit, sondern nur für die großen Aufgaben und Ziele.

 

Kennt ihr auch noch weitere Wege Aufgaben endlich zu erledigen?

Schreibt uns in die Kommentare eure Wege auf, die Aufgaben endlich erledigt zu bekommen. Wir freuen uns über alle neuen Ideen und würden unsere Liste entsprechend weiter ergänzen.

 

Aufgaben erledigen - 7 beste Wege

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